Interview mit Sabrina Fragale
Kongressbüro DGGG (Deutsche Gesellschaft für Gynäkologie und Geburtshilfe e.V.)
Die Deutsche Gesellschaft für Gynäkologie und Geburtshilfe e. V. (DGGG) hat bereits mehrfach Kongresse im ICM – International Congress Center Messe München ausgerichtet. Im Interview spricht Sabrina Fragale vom Kongressbüro der DGGG darüber, warum persönliche Begegnungen für wissenschaftliche Kongresse unverzichtbar sind, wie vielfältige Formate unter einem Dach zusammenfinden und welche Rolle eine vertrauensvolle Zusammenarbeit bei der Planung komplexer Großveranstaltungen spielt.
Was kann ein Kongress vor Ort leisten, was kein Bildschirm ersetzen kann, und welche Rolle spielt die Location dabei?
Gerade bei einem wissenschaftlichen Kongress ist der persönliche Austausch durch nichts zu ersetzen. Die Vorträge selbst sind dabei nur ein Teil des Kongresserlebnisses.
Mindestens ebenso wichtig sind die Gespräche zwischen den Sitzungen, spontane Begegnungen, fachliche Diskussionen und das persönliche Netzwerken.
Eine gute Location muss deshalb weit mehr bieten als ausreichend Raumkapazitäten. Sie sollte Begegnungen fördern, Orientierung schaffen und gleichzeitig ermöglichen, dass sich mehrere tausend Teilnehmende intuitiv und unkompliziert bewegen können. Ebenso wichtig sind gut platzierte Rückzugsbereiche für persönliche Gespräche und einen Austausch im kleineren Kreis.
Diese Verbindung aus Offenheit, Begegnung und Rückzug schafft letztlich den Rahmen für das, was unseren Kongress ausmacht: einen Ort der Gemeinsamkeit und ein echtes „Familientreffen“ unserer Community.
Wie übersetzen Sie die unterschiedlichen Bedürfnisse von Wissenschaft, persönlichem Austausch und Industrie in Räume und Besuchererlebnisse?
Für uns ist entscheidend, Wissenschaft, persönlichen Austausch und Industrie nicht isoliert voneinander zu betrachten, sondern als Teile eines gemeinsamen Kongresserlebnisses.
Beim DGGG-Kongress treffen wissenschaftliches Programm, Industrieausstellung, Networking und zahlreiche weitere Formate aufeinander. Entsprechend wichtig ist eine Raumplanung, die kurze Wege schafft, sinnvolle Verbindungen ermöglicht und die unterschiedlichen Bereiche selbstverständlich miteinander verzahnt.
Das ICM bietet uns dafür sehr gute Voraussetzungen. Große wissenschaftliche Sitzungen, kleinere Seminare und Besprechungen sowie Ausstellungs-, Lounge- und Kommunikationsflächen lassen sich unter einem Dach zusammenführen. Besonders wertvoll ist dabei die Anordnung der Säle und Flächen: Die unterschiedlichen Formate greifen räumlich ganz selbstverständlich ineinander und ermöglichen den Teilnehmenden einen unkomplizierten Wechsel zwischen Wissenschaft, Austausch und Industrie.
Gab es im Planungsprozess einen Moment, in dem Sie dachten: „Genau deshalb sind die LOCATIONS der Messe München die richtige Wahl für den DGGG-Kongress“?
Eigentlich zeigt sich das immer dann besonders, wenn aus unseren vielen einzelnen Anforderungen ein funktionierendes Gesamtkonzept entsteht. Der DGGG-Kongress ist in seiner Struktur komplex und entsprechend anspruchsvoll in der Planung. Dass wir all diese unterschiedlichen Anforderungen innerhalb einer Location umsetzen und dabei gemeinsam immer wieder individuelle Lösungen entwickeln können, ist für uns ein großer Vorteil des ICM.
Besonders wichtig ist für mich persönlich die Zusammenarbeit mit dem Team der Messe München vor Ort. Bei einer Veranstaltung dieser Größenordnung ist es enorm wertvoll, Ansprechpartner an seiner Seite zu haben, die den Kongress, seine Abläufe und seine Besonderheiten kennen und auch bei kurzfristigen Herausforderungen unkompliziert und lösungsorientiert reagieren.
Im ICM funktioniert dieses Zusammenspiel Hand in Hand. Durch die langjährige Zusammenarbeit verstehen wir uns inzwischen an vielen Stellen fast ohne Worte.
Genau in diesen Momenten denke ich: Das ist der richtige Ort für unseren Kongress.
Was würden Sie anderen Veranstaltenden raten, die für ihr nächstes Großevent nach der passenden Location suchen?
Nicht nur auf Quadratmeter, Raumkapazitäten und technische Daten schauen. Natürlich müssen diese Grundlagen stimmen. Mindestens ebenso entscheidend sind kurze Wege, Flexibilität und vor allem die Menschen, mit denen man über viele Monate hinweg zusammenarbeitet. Denn selbst bei sorgfältigster Planung gibt es bei einem Großkongress immer Situationen, die sich kurzfristig verändern oder spontan gelöst werden müssen. Genau dann zeigt sich die Qualität einer Location: wenn nicht nur die räumlichen Voraussetzungen stimmen, sondern auch vor Ort flexibel, professionell und zuvorkommend reagiert wird und gemeinsam schnell eine gute Lösung gefunden werden kann.